Comment rendre l'association plus transparente et inclusive dans les prises de choix - 2ieme partie

Publié le vendredi 25 avril 2025.

2ième partie donc sur ce thème des réunions plus transparentes avec moins de blabla.

Comme je disais donc, chez Faimaison, nos réunions décisionnelles étaient… laborieuses. Trop de discussions, pas assez de décisions. On terminait nos rencontres frustrés, avec la sensation de n’avoir rien avancé. Jusqu’au jour où quelqu’un a lâché :

"C’est bon, on va pas faire ça encore ! Sur quoi est-ce que tu travailles en ce moment ? De quoi tu as besoin ?"

Et là, tout a changé.

Un tournant décisif

D’un coup, la réunion est devenue plus vivante. Les discussions étaient plus concrètes, plus productives. Quelqu’un a même dit qu’il n’avait jamais été aussi efficace à Faimaison !

Depuis, on a voulu structurer cette nouvelle dynamique pour qu’elle devienne notre mode de fonctionnement. On s’est appuyés sur un outil que l’on avait déjà sous la main : notre forum Discourse. En y ajoutant un module Kanban, on a trouvé un moyen simple et visuel de suivre l’avancement des tâches.

Kanban, c’est quoi ?

Le Kanban, c’est un tableau divisé en colonnes représentant différentes étapes d’un processus. Une tâche avance de gauche à droite jusqu’à son achèvement.

Les règles de base

  1. Limiter le nombre de tâches par colonne pour éviter le surmenage et identifier les blocages.
  2. Une tâche ne recule jamais : elle avance progressivement d’une étape à l’autre. (avec une exception dans notre cas pour des raisons techniques)
  3. Une seule personne est responsable d’une tâche, même si d’autres peuvent aider.

Simple et efficace, à condition que tout le monde comprenne bien comment l’utiliser et qu'est-ce qui détermine qu'on passe d'une colonne à l'autre.

Notre Kanban en pratique

Nous avons défini cinq colonnes. De gauche à droite, elles sont :

  • Gestation : La tâche est en discussion, elle peut encore être modifiée ou abandonnée.
  • Prête : La tâche est validée et peut être prise en charge.
  • En cours : Quelqu’un travaille dessus activement.
  • Bloqué : La tâche est en attente (par exemple, on attend une réponse d’une banque).
  • Fait : La tâche est terminée et sera revue lors de la prochaine réunion.

Réunions décisionnelles : un nouveau format

Notre réunion mensuelle est désormais divisée en deux parties :

  1. Les décisions générales : On traite les grandes questions stratégiques et politiques de l’association.

  2. La revue du Kanban : Cette fois on parcourt le tableau de droite à gaucheet on suit cette ordre :

  3. ✅ Ce qui a été accompli et on se félicite 🎉.

  4. 🔄 Ce qui est en cours ou bloqué pour voir comment débloquer les situations.
  5. 📌 Ce qui est prêt à démarrer on se met d'accord sur les prochaines priorité.

Alors, est-ce que ça marche ?

La réponse est oui… mais y'a encore du progrès à faire. Le système est en constante évolution. Parfois, les discussions stratégiques prennent trop de temps et on néglige la partie Kanban. Mais globalement, nos réunions sont devenues beaucoup plus fluides et productives.

Si toi aussi, tu galères avec des réunions interminables, essaie le Kanban. C’est simple, visuel, et surtout… ça fait avancer les choses ! 🚀