Comment rendre l'association plus transparente et inclusive dans les prises de choix

Publié le jeudi 20 février 2025.

Tu veux que ton association soit transparente et impliques ses membres au maximum, mais tu ne sais pas par où commencer ? Chez Faimaison, on tâtonne encore pour trouver la formule magique. Mais une chose est sûre : on a toujours essayé d'inclure le maximum de personnes dans le processus décisionnel – parfois même un peu trop, diront certains.

Cet article est le premier d’une série sur ce sujet. On va te montrer comment on faisait avant, avant de passer à une méthode plus adaptée à notre situation actuelle.

Une méthode toujours en évolution

Chez nous, rien n’est figé. Notre association évolue constamment, et avec elle, nos façons de faire. Ce qui veut dire que la méthode parfaite pour inclure tout le monde… n’existe pas. Et c’est très bien comme ça. L’important, c’est de rester ouvert à l’expérimentation.

Le rituel du jeudi : ateliers, apéros et décisions

Chez Faimaison, chaque jeudi a son rôle :

• 1er et 2ᵉ jeudi : Ateliers pour avancer sur nos projets.
• 3ᵉ jeudi : Apéro pour souffler et se retrouver.
• 4ᵉ jeudi : Réunion décisionnelle.

Et après, on recommence ce cycle de vie des jeudis.

Mais la réunion décisionnelle, c’est quoi au juste ? C’est LE moment où on prend des décisions importantes pour l’association. Que ce soit pour choisir un nouveau serveur, décider de signer une pétition, ou trancher entre Stouts et IPA (spoiler : les Stouts gagnent, évidemment), tout est mis sur la table.

Comment ça marche ?

Notre ancien modèle de réunion était bien structuré, avec un document explicatif (tu peux le voir ici : modèle de réunion décisionnelle). En gros, tout le monde pouvait s’y retrouver. Voici les grandes étapes :

1. Un état des lieux : finances, services, etc.
2. Retour sur les événements passés et à venir : pour nous et nos partenaires.
3. Prise de décisions : ce pourquoi on est là.

L’idée derrière cette structure, c’est que pour prendre des décisions éclairées, il faut d’abord avoir une vue d’ensemble claire.

Les atouts d’un modèle structuré

Ce modèle présente plusieurs avantages. D’abord, il donne un cadre clair pour guider la réunion : tout est prévu, de l’ordre des sujets à aborder aux informations essentielles à partager. C’est particulièrement utile quand il y a beaucoup de participants ou que les discussions risquent de partir dans tous les sens.

Ensuite, il favorise l’équité : chaque voix peut s’exprimer au bon moment, sans être noyée dans un flot de débats désorganisés. Enfin, grâce à ce cadre, même une personne qui n’a jamais animé de réunion peut facilement s’y retrouver. Il suffit de suivre le plan pour que tout se passe dans un esprit constructif.

Pour résumer, ce modèle formalise et structure les échanges tout en restant accessible. Il permet de maintenir une ligne directrice tout en maximisant la participation.

Les limites du modèle

Mais ce modèle avait ses défauts. Déjà, la partie décisionnelle – la plus importante – arrivait en toute fin de réunion. Et honnêtement, après deux ou trois heures de discussions, qui a encore de l’énergie pour débattre sérieusement ? Surtout quand la réunion commence à 20 h, après une journée de boulot…

Autre problème : tout le monde n’était pas toujours présent. Parfois, il manquait des infos clés sur les finances ou les projets en cours. Sans compter que la rigidité du format ne laissait pas place aux discussions spontanées.

La remise en question : simplifier pour mieux inclure

Avec la pandémie, les réunions décisionnelles ont vu leur participation chuter : 3-4 personnes, 7 grand maximum quand il ne pleut pas. Résultat ? Ce modèle, déjà lourd, devenait franchement disproportionné. Un jour, un membre a lancé : « Bon, sur quoi tu bosses, en fait ? ». Et là, une nouvelle approche est née.

Cette nouvelle méthode est encore en construction, mais elle a le mérite de répondre à nos besoins actuels. Curieux de savoir ce qu’on a imaginé ? On t’explique tout dans le prochain article !